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好感を持たれる電話応対

電話をかける

■電話の基本マナー
① 携帯電話からかける場合は、静かで、電波がよく届く場所からかける。
② 自己紹介と挨拶をしっかりしてから本題に入る。
③ 聞きとりやすい声ではっきりと話す。
④ 電話をかける前にメモの用意をしておく。できれば近くにカレンダーを置いておくとよい。
⑤ 自分の名前の漢字を説明できるようにしておく。
⑥ 緊急時を除き、始業時直後、終業時直前、昼休み中は避ける。
⑦用件は簡潔に伝え、必要以上にあれこれ質問することは控える。
⑧相手が電話を切ってから電話を切る。

■ 応募の電話

受付:はい、エジソン物産でございます。

オウ:私、中国人留学生のオウ・カイエイと申します。御社の求人情報を拝見し、お電話させていただきましたが、人事ご担当の方をお願いできますでしょうか。

受付:少々お待ちいただけますか。

斉藤:お電話代わりました。人事担当の斉藤です。

オウ:私、オウ・カイエイと申します。インターネットで御社の求人情報を拝見し、お電話いたしましたが、まだ募集していらっしゃいますか。

斉藤:はい。まだ募集しております。

オウ:そうですか。もう一つ質問ですが、今回の募集は留学生も応募可能でしょうか。

斉藤:はい、弊社は留学生も日本人学生と同じく採用選考を行っています。ちなみに現在、外国人社員も数名働いています。

オウ:では早速、応募させていただきたいのですが、履歴書を郵送すればよろしいでしょうか。

斉藤:はい、お願いします。送付先の住所はお分かりですか。

オウ:求人情報に掲載されている住所でよろしいですか。

斉藤:ええ、そちらで結構です。

オウ:では、履歴書をお送りいたしますのでよろしくお願いいたします。

★ポイント

☆演習
下線の部分を下記に変えて練習してみましょう。
①担当/木村・青木 ②採用担当

■ 面接の時間に遅れてしまいそうな場合

受付:上海ツアーでございます。

キム:○○大学4年生のキム・ジヨンと申します。恐れ入りますが、人事ご担当の方をお願いしたいのですが。

受付:少しお待ちください。

五十嵐:お待たせしました。人事部採用担当の五十嵐です。

キム:本日14時に面接していただく○○大学4年生のキム・ジヨンと申します。今、上野駅を降りたところです。電車が遅れまして面接の時間に10分ほど遅れてしまいそうなのです。

五十嵐:そうですか、わかりました。お待ちしておりますので、お気をつけていらしてください。

キム:ご迷惑をおかけして、たいへん申し訳ございません。

★ポイント

  1. 理由は何であれ、時間に遅れてしまうことを謝ります。その際、気持ちをこめて謝ることが大切です。
  2. 今どこにいるのか、あとどのくらいで着くのか(下線部分)を具体的に伝えます。

☆演習

  1. キムさんの箇所を自分の名前に変えて練習してみましょう。(2・3回目は原稿を見ないで)
  2. 次のような場合、どのように話せばよいでしょうか。
    ・近くまで来ているはずなのだが、道に迷ってしまった。

■ かけた相手が不在の場合

人事課:国際電子でございます。

レーアントン:お世話になっております。この度、御社の求人に応募させていただいております、○○大学のレーアントンと申します。

人事課:こんにちは。

レーアントン:長谷川様はいらっしゃいますか。

人事課:申し訳ございません。あいにく長谷川は外出しておりますが。

レーアントン:何時頃お戻りになりますか。

人事課:そうですね。4時半頃になると思いますが、戻ったら折り返しのお電話を差し上げたほうがよろしいでしょうか。

レーアントン:いいえ、私から改めてお電話させていただきます。

人事課:お手数ですが、よろしくお願いします。

☆演習
①レーアントンさんの箇所を自分の名前に変えて練習してみましょう。(2・3回目は原稿を見ないで)

■ 伝言を依頼する

人事部:半導体研究所でございます。

チョウ:この度、御社の求人に応募させていただきましたチョウ・エンと申します。

人事部:こんにちは。

チョウ:大塚様はいらっしゃいますか。

人事部:あいにく大塚は外出しておりまして、16時帰社予定となっていますが。

チョウ:そうですか。では、恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか。

人事部:はい、お願いします。

チョウ:私、チョウ・エンと申します。先程、大塚様からお電話をいただきまして、留守番電話に二次面接の日程をいれていただきました。その日時、25日の13時ということで了解いたしましたと伝えていただけますでしょうか。

人事部:分かりました。その旨、大塚に伝えておきます。

チョウ:失礼ですが、お名前をお聞きしてもよろしいですか。

人事部:失礼しました。鶴見と申します。

チョウ:鶴見様ですね。お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

★ポイント

  1. 伝言をお願いする際は、用件を簡潔に伝えます。
  2. 電話を受けた人の名前を聞いておきます。

■ 夜遅い時間にかける場合

受付:ウィング・インターナショナルでございます。

グェン:御社の求人に応募させていただいております、○○大学修士2年のグェン・チ・クンと申します。遅い時間にたいへん申し訳ありませんが、人事部の荒井様をお願いできますか。

受付:少しお待ちいただけますか。

荒井:たいへんお待たせしました。人事部の荒井です。

グェン:先日、御社の求人に応募させていただきました、○○大学修士2年のグェン・チ・クンと申します。遅い時間に申し訳ありません。明日の健康診断についてですが、朝食は食べないで健康診断を受けるとのことだったでしょうか。

荒井:いいえ、朝食は食べて来られてかまいませんよ。ごく簡単な健康診断ですから。

グェン:承知しました。では、失礼いたします。

★ポイント

  1. やむを得ず夜遅い時間に電話をかける際には、ひとことお詫びしてから用件を話します。

☆演習

  1. 昼休みの時間帯にかける場合、下線部分を「お昼時」に変えて話します。練習してみましょう。(2・3回目は原稿を見ないで)

■ 選考結果を確認したい場合

受付:ハロー工業でございます。

コウ:先日、履歴書を送付いたしましたコウ・シケンと申しますが、採用ご担当の方をお願いできますか。

受付:少々お待ちください。

蔵田:お待たせしました。採用担当の蔵田です。

コウ:お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学4年生のコウ・シケンと申します。8日ほど前に応募書類を送付させていただきました。まだ選考結果のご連絡をいただいていないのですが……。

蔵田:長らくお待たせして申し訳ありませんが、たくさんのご応募をいただいたため、選考に時間がかかっています。選考結果につきましてはかならずご連絡しますので、もうしばらくお待ちいただけますか。

コウ:かしこまりました。それではご連絡をお待ちしております。失礼いたします。

★ポイント